Seit Einführung des Pflegeversicherungsgesetzes waren die Anforderungen an schriftliche Nachweise für die Qualität der Leistungen erheblich gestiegen. Dazu hatten vor allem die Prüfkriterien des Medizinischen Dienstes, Hinweise der Aufsicht für unterstützende Wohnformen sowie Nachfragen von Versicherungsträgern und juristische Gründe beigetragen. Sämtliche Tätigkeiten, die Argumentation für das Erbringen einer Leistung und der Verzicht auf eine Leistung waren, mussten detailliert, schriftlich und einzeln nachgewiesen werden. Es galt die Regel: „Was nicht dokumentiert ist, wurde nicht getan“.

2013 waren im Auftrag des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) Empfehlungen zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation entwickelt und erfolgreich einem Praxistest unterzogen worden. Im Rahmen einer bundesweiten Implementierungsstrategie hatte 2015 das „Ein STEP“ Projektbüro eine flächendeckende Umsetzung organisiert. Tätigkeiten waren zum Beispiel die zentrale Registrierung interessierter Einrichtungen, die Bereitstellung von Schulungsmaterial sowie die Schulung von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren.

Die AWO Seniorenheim Wildau GmbH entschied, sich an dem zentralen Projekt zu beteiligen und unter den ersten Einrichtungen bundesweit zu sein, die das neue Strukturmodell einführen werden. Das Ziel der Umsetzung bestand auch in der AWO Seniorenheim Wildau GmbH vor allem in der Beseitigung unnötig gewordener Bürokratie und der damit verbundenen Gewinnung von Zeitressourcen für direkte Tätigkeiten mit und für die Bewohner. Daneben bestand die Hoffnung, mit diesem Projekt Pflegeplanungen verständlicher und übersichtlicher gestalten zu können. Somit die Zufriedenheit von Bewohnerinnen und Bewohnern sowie der Mitarbeitenden in Pflege und Betreuung zu erhöhen.

Das auf wissenschaftliche Grundlage basierende neue Strukturmodell berücksichtigt bereits den geänderten Pflegebedürftigkeitsbegriff, der im neuen Begutachtungsassessment zur Feststellung von Pflegegraden verwendet wird. Es ermöglicht grundsätzlich eine schlankere Pflegedokumentation unter Verzicht auf den täglichen schriftlichen Nachweis erbrachter Routinetätigkeiten. Dies setzt die komplette Umsetzung aller Formulare, Vorgaben, Verfahrensanleitungen und Nachweise im Qualitätsmanagement der Niederlassungen voraus und erfordert sowohl eine Überprüfung bisheriger Regelungen als auch Veränderungen im Umgang mit verschiedenen pflegerischen Instrumenten.

Die Umstellungsphase des Strukturmodells ist in der AWO Seniorenheim Wildau GmbH straff vollzogen worden, so dass bereits im April 2017 die Einführung des neuen Strukturmodells für die entbürokratisierte Pflegedokumentation gelungen ist.

Der Erfolg wird klar belohnt mit einer besseren Übersichtlichkeit, höherer Anerkennung des pflegefachlichen Wissens und deutlicher Berücksichtigung der Wünsche und Bedürfnisse der Bewohner. Weiterer positiver Effekt ist eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund der Entlastung bei der Dokumentation und eine Verschiebung von Zeitressourcen von der indirekten zur direkten Arbeit mit dem Bewohner.